Jak właściwie przygotować i zorganizować przeprowadzkę firmy?

Prawie każda firma musi przynajmniej raz przeprowadzić się do nowego biura. Przyczyny zmiany zajętych pomieszczeń mogą być bardzo różne. Może to być rozbudowa firmy, poszukiwanie wygodniejszych warunków pracy i poprawa wizerunku.

Może to być również zakup większego biura lub odwrotnie, poszukiwanie bardziej ekonomicznej opcji z powodu trudności finansowych. Jeśli musisz zaplanować i zorganizować przeprowadzkę, priorytetem powinno być zatrudnienie profesjonalnej firmy zajmującej się najwyższej jakości przeprowadzkami. Na pierwszy rzut oka zadanie nie jest łatwe, zwłaszcza jeśli jest to pierwszy raz. Ale jeśli podejdziesz do tego szczegółowo i bez kłopotów, proces poruszania się może być szybki, schludny i obywać się bez strat.

Kierownik musi wyznaczyć koordynatora, który będzie odpowiedzialny za przeprowadzkę biura. Jego pierwszym zadaniem będzie przygotowanie kompletnego i dokładnego planu przeprowadzki. Należy go wdrożyć przy minimalnym uszkodzeniu procesu produkcyjnego.

Po podpisaniu przez dyrektora umowy z wynajmującym i wyznaczeniu dnia na przeprowadzkę do nowej lokalizacji, musisz poinformować firmę o nadchodzącym wydarzeniu. Możesz to zrobić podczas ogólnego spotkania organizacyjnego lub ustnie, przechodząc przez działy.

Wykorzystaj dobrze narzędzia komunikacji przyjęte przez Twoją firmę – e-mail lub komunikator wewnętrzny. Przed przeprowadzką przyda się podróż pracowników w nowe miejsce. Pomoże to skuteczniej planować miejsca pracy i organizację mebli. Ponadto pracownicy będą mogli z wyprzedzeniem zastanowić się, jak przystosują się do nowych warunków w pracy. Nie zapominaj, że zmiana adresów powoduje pewne niedogodności zarówno dla samej firmy, jak i dla partnerów biznesowych. Aby ten dyskomfort był minimalny, poinformuj swoich partnerów i klientów o nowej lokalizacji. W zależności od rodzaju działalności firmy, jej statusu i liczby pracowników czas na przygotowanie zmiany może wynosić od 1 do 1,5 miesiąca. Ale często zdarza się, że okoliczności go przyspieszają i musisz przygotować przeprowadzkę w ciągu 2 tygodni lub krócej. W tak ekstremalnej sytuacji szczególnie przydatny jest harmonogram przenosin oraz wynajęcie firmy organizującej przeprowadzki biur.